Erhaltene email-Anlagen automatisch abspeichern?

[Mar-Thar]

Moinsen,

ich verwende hier immer noch MS-Outlook in der Version von Office XP, also steinalt und hab ein kleines Problem:

Um per email eingehende Rechnungsdateien (PDF) automatisch weiterverarbeiten zu können, suche ich eine Möglichkeit oder ein Tool, das die Anlagen aus einer eingehenden Mail vollautomatisch abspeichert, ohne daß ich erst jedesmal persönlich eingreifen muß. Der Regelassistent von Outlook hält sich zu diesem Thema ziemlich bedeckt; man kann zwar die Mails in beliebige Ordner innerhalb der Postfach-Datei verschieben lassen (funktioniert soweit), das bringt mich aber nicht wirklich nach vorn.
Ich suche was, das meinen Posteingang in Intervallen durchscannt und, bei mails von definierbaren Absendern und/oder mit definierbarem Betreff, die vorhandenen Anlagen z.B. in "C:\RECHNUNGSEINGANG\" abspeichert, wo sie dann von einem anderen Programm zeitgesteuert weiterverwurstet werden können. Any ideas?

mfg
Martin

ps: Wesentlich einfacher wäre die ganze Sache natürlich, wenn das versendende Unternehmen die Dinger als simple Text- oder CSV-Datei verschicken würden, da ich dann nicht auch noch die PDF-Dateien parsen müßte. Ist aber ein relativ großes Großhandels-Unternehmen und dementsprechend extrem "flexibel", die Möglichkeit scheidet also aus.

pps: Die Lösung kann meinethalben auch ein anderer (einfacher) email-client sein, der sowas beherrscht. Ich hab hier genügend Rechner rumstehen um nötigenfalls einen separaten Account für die betreffenden Mails einzurichten.

[bootpik7]

Zitat von Mar-Thar

Moinsen,

ps: Wesentlich einfacher wäre die ganze Sache natürlich, wenn das versendende Unternehmen die Dinger als simple Text- oder CSV-Datei verschicken würden, da ich dann nicht auch noch die PDF-Dateien parsen müßte. Ist aber ein relativ großes Großhandels-Unternehmen und dementsprechend extrem "flexibel", die Möglichkeit scheidet also aus.

Hallo Martin,
wenn der Laden so groß ist sollte der doch standardmäßig die Daten entweder als .xml oder per EDI versenden können. Frag einfach mal nach.
Bei Engangsrechnungen stellt sich bei Dir dann die Frage: sind die Anhänge entsprechend signiert ? Wenn nicht gibt es evtl. Probleme mit der Obrigkeit (Finanzamt anerkennung)

Gruß Heinz

[Mar-Thar]

Moin Heinz,

Zitat von bootpik7

Wenn der Laden so groß ist sollte der doch standardmäßig die Daten entweder als .xml oder per EDI versenden können. Frag einfach mal nach.

Soweit war ich schon. Ich habe es nach ein paar Monaten Telefonterror immerhin geschafft, daß die mir einen Ordersatz als XLS-Datei zur Verfügung stellen, sobald sich die für mich relevanten Preise ändern, so daß ich die Preise in meinem System nicht auch noch alle von Hand ändern muß, beim Rechnungsversand geht aber offenbar nix in der Richtung. Das Format ist ja auch nicht das primäre Problem; seit Adobe 9 funktioniert das "Abspeichern als TXT-Datei" immerhin soweit zufriedenstellend, daß ich die generierten Text-Dateien ohne manuelle Nacharbeit direkt weiterverarbeiten kann, was schon mal ein gewaltiger Fortschritt ist. (Früher habe ich, meine Frau, oder eine Azubine Nachmittage damit verbracht, Eingangsrechnungen zu prüfen und Preisänderungen in unserem System einzupflegen, DAS funktioniert immerhin jetzt automagisch anhand der geparsten PDF-Dateien)

Zitat von bootpik7

Bei Engangsrechnungen stellt sich bei Dir dann die Frage: sind die Anhänge entsprechend signiert ? Wenn nicht gibt es evtl. Probleme mit der Obrigkeit (Finanzamt anerkennung)

Sind sie. Ich werfe die PDFs ja auch nicht nach der Verarbeitung weg. Ich hätte nur gerne, daß ich sie im Normalfall morgens im Verzeichnis "Rechnungseingang" finde, und nicht nur in den emails.

mfg
Martin

[bootpik7]

Martin

in welcher Branche bist Du tätig, gib mal laut (evtl. per PN), vllt. kann ich über meine Schiene ja was finden was Dir weiterhilft.

[Bernd]

Ich sag mal so, jeder Rechner mit Linux kann das recht einfach. Es gibt massig Tools und Scripte und ... dafür. Nur halt wirklich keine Lösung "von der Stange".
Wenn du selber Bash Erfahrung hast oder einen "Freak" kennst...
Bernd

[Mar-Thar]

Zitat von bootpik7

In welcher Branche bist Du tätig, gib mal laut (evtl. per PN), vllt. kann ich über meine Schiene ja was finden was Dir weiterhilft.

Da ist nix geheimnisvolles dran. Daß ich ein Autohaus habe, wissen inzwischen ziemlich viele hier, daß ich nebenbei seit 2007 auch noch eine Tankstelle betreibe, hat sich vielleicht noch nicht ganz so weit rumgesprochen. Hier in diesem Fall geht es um die Eingangsrechnungen für den Tankstellen-Shop, namentlich von Lekkerland. Ich gebe gern zu, daß ich vom Autohaus womöglich etwas verwöhnt bin, was den Komfort bei der Wareneingangserfassung angeht: Da gibt's von VW per nächtlicher Sendung auf meine Anlage täglich die Lieferscheine inclusive EK/VK-Preisen, Warengruppen und meinen Lagerorten (!) etc., die auf Knopfdruck übernommen werden. Und genau da will ich mit der Tankstelle im Prinzip auch hin. So einfach wie irgend möglich, ohne große Möglichkeit von Fehlbedienungen, Falscheingaben oder sonstigem, so daß ich das notfalls auch an eine Aushilfe delegieren kann, wenn ich Bootfahren gehe

Wir hatten ganz kurz mal den Versuch gestartet, mit den über Lekkerland angebotenen MDE-Geräten zu arbeiten, da das angeblich die einzige Möglichkeit ist, "maschinenlesbare" Lieferscheindaten zu bekommen (die ich dann irgendwie hätte abfangen müssen, um sie auswerten zu können). Nachdem unser erster MDE-Bestellversuch dann aber ganz tierisch in die Hose gegangen ist (Gottseidank waren die bei LL so schlau mich zurück zu rufen, bevor sie eine 76.000,-€ - Tabak-Bestellung verladen ), haben wir das Experiment abgebrochen und bestellen wieder normal per Fax.

mfg
Martin

btw: Was für ein Format ist EDI? Hast Du mal 'n Link zu irgendeiner Doku?

[Mar-Thar]

Moin Bernd,

Zitat von Bernd

Ich sag mal so, jeder Rechner mit Linux kann das recht einfach. Es gibt massig Tools und Scripte und ... dafür. Nur halt wirklich keine Lösung "von der Stange".
Wenn du selber Bash Erfahrung hast oder einen "Freak" kennst...
Bernd

Nicht wirklich. Ich habe mich (glaube, das war noch während meiner Atari-Zeit, als MS-Dos- und Windows-PCs für jeden ernsthaften Atari-User noch ein absolutes "Bähh" waren) kurz mal damit beschäftigt, danach aber nicht mehr. Obwohl,was den "Freak" angeht: Jetzt, wo Du's erwähnst, fällt mir spontan jemand ein, der mir vor Monaten schon einen Linux-Rechner als Firewall installieren wollte und den schon seit letztem Jahr zuhause rumstehen hat Der kann das bestimmt!

mfg
Martin

[pochi_de]

Hallo,

das geht auf jeden Fall mit Outlook.
Hatte schon einmal ein Projekt in dem ich das umsetzen musste.
(muss aber n kleines Tool geschrieben werden)

Vielleicht gibts da ja auch Freeware.

Grüße
Stefan

[boetli]

Wenn Bernd nicht geschrieben hätte Linux, dann hätte ich das jetzt gerade gemacht

unter Linux kannst du das ganze vielleicht sogar nicht nur empfangen und weitergeben sondern in einem Schritt weiter verarbeiten ohne manueller Eingriff ...

[Miniboot]

- How to: Email Anhang automatisch speichern u. umbennen

Nach oben Version: Office 2003<br />Dieses kleine How To zeigt wie man einen e-mail-anhang, der von einem bestimmten absender kommt,speichert und umbenennt

Ich benutze diesen code um scanns, die mir per mail immer von der gleichen adresse geschickt werden, zu archivieren.

Was dieser Code kann:

Dieser Code ueberprueft ob die eingehende mail
a) von einem bestimmten abesnder kommt
b) einen anhang hat

hat die mail einen anhang wird folgendes gemacht:

der betreff der email erstellt einen neuen ordner
der text in der mail wird zum dateinamen

Der code muss in "This outlook session" stehen

Code:Private Sub Application_NewMail()

Dim Foldername As String
Dim objIn As MAPIFolder
Dim objNewMail As MailItem
Dim find As AcFindMatch



On Error Resume Next
Set objIn = Application.GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder( olFolderInbox)
For Each objNewMail In objIn.Items
With objNewMail
' enter email adress to which the scanner sends the mail between the ""
If objNewMail.SenderEmailAddress = "test@adresse.de" Then

If .UnRead = True Then
NumberOfMails = .Attachments.Count

If NumberOfMails > 0 Then

' create the folder c:\temp and in this folder a folder with the name of the mail subject
' Existing folders won't be over overwritten, objNewMail.Subject is not case sensitive
Foldername = "C:\temp\" & Replace(objNewMail.Subject, ":", "")
MkDir Foldername

For i = 1 To NumberOfMails

' save the attachment to the folder mentioned
' above and replace the filname with the mail-body
' the vbCrLf, "" function replaces vertical spacing
' pdf is the filetype of the scanned paper

objNewMail.BodyFormat = olFormatPlain
s = Len(.Body)


.Attachments.Item(i).SaveAsFile Foldername & "\" & Replace(Mid(.Body, InStr(.Body, ".com") + 4, s), vbCrLf, "") & ".pdf"



' Optional: the mail can be deleted after saving
'.Delete
' Optional: MsgBox for the user
'MsgBox ("Attachment saved successfully")

Next i
End If
End If
End If

End With

Next objNewMail
End Sub







zwei sachen muessen erwaehnt werden:

1) in der zeile
Code:Foldername = "C:\temp\" & Replace(objNewMail.Subject, ":", "")
loesche ich eventuelle ":" da ich manchmal auch weitergeleitete mails bekomme und : als zeichen in ordnernamen nicht zulaessig ist.

2) in der zeile
Code: .Attachments.Item(i).SaveAsFile Foldername & "\" & Replace(Mid(.Body, InStr(.Body, ".com") + 4, s), vbCrLf, "") & ".pdf"
musste ich (mit seeehr viel hilfe) zu einem kunstgriff greifen. der grund war, meinem scan wird immer ein automatischer mail-text angehaengt. ich will ja aber nur das was ich als dateinamen haben will haben. deshalb suche ich mit InStr nach dem string ".com" (letztes wort des standard textes) zaehle dann +4 um hinter ".com" zu kommen und zaehle dann bis zum ende (bei mir "s")

wer die datei nicht umbenennen will der kann folgende zeile benutzen:
Code:.Attachments.Item(i).SaveAsFile (Foldername) & "\" & .Attachments.Item(i).FileName

wer keinen standard text hat, aber die datei umbenennen will, bei dem sollte es so gehen:
Code:.Attachments.Item(i).SaveAsFile Foldername & "\" & Replace(.Body, vbCrlF, "")
Das hat Google so ausgeworfen auf deine Frage ich habe es getestet und es funktioniert