Gute - preisgünstig - dms Software

[Burnoutbrother]

Hi kennt jemand eine gute Software die PDFs volltext indeziert und einfaches Suchen und Anzeigen ermöglicht - gerne als Serverversion

Soll aber keine Unmengen kosten und einfach zu administrieren sein

Thx

[iXware]

DMS und einfach Administrieren schließt sich irgendwie gegenseitig aus...

Wenn es zudem nicht viel kosten darf, dann noch mehr... wir haben bei uns in der Firma ein DMS das kostet jedes Jahr fast ne halbe Million... (Lizenz und Support) und selbst da ist der Admin-Aufwand nicht gerade ohne.
schau dich mal in der Opensource-Welt um - Alfresco hab ich vor ca 15 Jahren mal getestet, war aber für mich zu viel...
https://www.alfresco.com/de/ecm-soft...unity-editions

ansonsten gabs vor 3 Jahren einen Vergleich im Linuxmagazin:
https://www.linux-magazin.de/ausgabe.../06/bitparade/

[gbeck]

wie setzen seit inzwischen 15 Jahren DMS ein und die Anforderungen an solch ein System wachsen natürlich mit.
Vor ca. 3 Jahren haben wir umgestellt auf eine Software von ecodms und sind recht zufrieden damit.
https://www.ecodms.de/index.php/de/

Alles bleibt eine Frage der eigene Anforderungen und vor Allem der Disziplin im Umgang damit.

Für Großunternehmen nicht geeignet, aber für Kleine und mittlere Unternehmensgrößen durchaus attraktiv.

[Burnoutbrother]

Wir sind nur ein mittlerer Handwerker Betrieb scannen seit Jahren die Rechnungen ein und ich würde diese gerne volltext indezieren und bei Bedarf durchsuchen - für mehr brauche ich es erstmal nicht

[stefgra]

Zitat:

Zitat von Burnoutbrother

Wir sind nur ein mittlerer Handwerker Betrieb scannen seit Jahren die Rechnungen ein und ich würde diese gerne volltext indezieren und bei Bedarf durchsuchen - für mehr brauche ich es erstmal nicht

Wir machen das mit unseren Lieferscheinen so: wir scannen die Lieferscheine und die Scansoftware erzeugt dabei ein durchsuchbares pdf (macht also OCR).
Wir verwenden diese Software: http://exactscan.com/de/index.html
Gibts für Win, Mac und Linux.

Die pdf´s werden automatisch in ein Netzlaufwerk gespeichert.
Durchsuchen kann man den Ordner einfach über die Windows-Explorer-Suchfunktion, d.h. ich suche nach Müller dann werden mir alle pdf mit Inhalt Müller angezeigt.

Das ist natürlich nur eine einfache Ablage, aber um nur mal was zu suchen reicht es. GoBD ist es natürlich auch nicht

[Burnoutbrother]

Aber das was ich suche

Probier es aus

[iXware]

wenn es nur durchsuchbare PDFs sein sollen, dann würde mich mal interessieren was Du für einen Scanner benutzt? die Dokumentenscanner von Brother erstellen dir durchsuchbare PDFs mit der mitgelieferten Software. Selbst der kleinste - der ADS1700W - bekommt das mit der mitgelieferten Software schon hin.

...oder für nen Linux-Server (sofern vorhanden) einfach OCRmyPDF installieren und neue Dateien im Verzeichnis per script umwandeln lassen.

[Erposs]

Viele Kopierer bringen ebenfalls gute OCR Funktionen mit. Also, wenn bei Euch z.B. ein Kyocera Ecosys rumstehen sollte, der macht das richtig gut.

[iXware]

und hier noch eine Scansoftware für Windows mit OCR-Funktion (auch OpenSource) - hab ich leider nicht selbst ausprobiert.

https://www.naps2.com/

[Spüli]

Moin!

Beim Thema OCR aber bitte aufpassen. Hier haben auch große Hersteller manchmal so Probleme:

https://youtu.be/7FeqF1-Z1g0

[gbeck]

Zitat von Burnoutbrother

Wir sind nur ein mittlerer Handwerker Betrieb scannen seit Jahren die Rechnungen ein und ich würde diese gerne volltext indezieren und bei Bedarf durchsuchen - für mehr brauche ich es erstmal nicht

genau deshalb wäre die Software für Dich interessant. Preislich nicht die Welt und absolut konform nach GoBD und DSGVO.
Das sind Grundvoraussetzungen für eine sichere Speicherung und alles selbst zusammen gefrickelte pflückt der erste Finanzprüfer auseinander.

Lies Dir den Link oben mal genauer durch, denn Du wirst schnell noch ein paar Sachen mehr damit machen wollen, wenn erst der Nutzen davon mal erkannt ist.

Bei Interesse kann ich Dir da gerne einen Kontakt herstellen für Rückfragen, möchte das aber hier nicht zu öffentlich machen, da wir unter anderem damit handeln.

[Glastron2000]

Ich habe bei mir Anfang des Jahres auf EcoDMS umgestellt.
Gespeichert wird alles auf einem NAS, welches seinerseits nochmal eine Spiegelung auf einen (deutschen) Webserver macht.
Mein Ziel ist papierloses Büro, aber bis auf die Lieferscheine habe ich trotzdem vorerst alle Papiere in einem großen Karton gesamelt.